En samtale før en mulig bortvisning skal give medarbejderen mulighed for at forklare sig og komme med oplysninger, som arbejdsgiveren endnu ikke kender. En registrering af fravær kan være korrekt, selv om forklaringen på fraværet mangler. En besked kan få en anden betydning, når hele korrespondancen kommer frem. Som arbejdsgiver skal du møde forberedt uden at behandle mistanken som en bevist overtrædelse. Et skriftligt referat skal fastholde både dine spørgsmål og medarbejderens svar, også når forklaringen ændrer grundlaget for den videre behandling.

Hvordan forbereder du samtalen før en mulig bortvisning?

Begynd med at skille konkrete oplysninger fra vurderinger. Notér, hvad der angiveligt er sket, hvornår det skete, og hvem oplysningerne kommer fra. Der er forskel på, om en leder selv har set en medarbejder forlade arbejdspladsen, eller om lederen har hørt det fra en kollega. Skriv i dit arbejdsgrundlag, om oplysningen bygger på lederens egen iagttagelse eller kollegaens fortælling.

Saml det materiale, der vedrører hændelsen, og hold uvedkommende forhold ude af sagen. Ved mistanke om uberettiget fravær har arbejdsplanen og beskeder om en vagtændring betydning. En gammel uenighed om ferie hører ikke automatisk med. Kontrollér også, om en aftale eller instruks kan forklare medarbejderens handling.

Forbered spørgsmål, der undersøger forløbet frem for at kræve en tilståelse. Spørg for eksempel, hvilken aftale medarbejderen mente gjaldt den pågældende dag. Så beskriver medarbejderen sin forståelse af arbejdstiden i stedet for blot at svare på en anklage. Skriv de ubesvarede spørgsmål ned, så du har dem foran dig under samtalen.

• Lav en tidslinje med hændelser og tidspunkter.
• Markér, hvilke oplysninger medarbejderen endnu ikke har kommenteret.
• Find de instrukser eller aftaler, der vedrører forholdet.
• Aftal, hvem der leder mødet, og hvem der tager referat.

Undersøg, hvilke procedurer der gælder for ansættelsen. I private virksomheder findes der ikke en generel lovpligt til partshøring, men en pligt kan følge af for eksempel en overenskomst eller ansættelseskontrakten. Afklar også spørgsmålet om bisidder efter de regler, der gælder på arbejdspladsen.

Gennemfør undersøgelsen uden unødigt ophold, for arbejdsgiverens reaktionstid kan få betydning i en bortvisningssag. Notér, hvornår ledelsen fik kendskab til forholdet, og hvilke afklaringer den siden har sat i gang.

Hvad skal medarbejderen vide inden mødet?

Indkaldelsen bør fortælle, hvad samtalen handler om. Formuleringen »en snak om samarbejdet« er for upræcis, hvis arbejdsgiveren undersøger et konkret forhold, som kan føre til bortvisning. Beskriv hændelsen neutralt, og oplys, at den kan få ansættelsesretlige konsekvenser, for eksempel mulig bortvisning. Skriv, hvilket forhold du ønsker belyst, frem for at fastslå, at medarbejderen har begået en overtrædelse.

Giv medarbejderen en reel mulighed for at forberede sin forklaring. Offentlige arbejdsgivere bør indkalde med passende varsel og en kort beskrivelse af samtalens emne. Hvor meget tid der er passende, afhænger blandt andet af sagens omfang og det materiale, medarbejderen skal forholde sig til. Et omfattende hændelsesforløb kræver mere forberedelse end et enkelt spørgsmål om en konkret besked.

Oplys, hvem der deltager fra arbejdsgiverens side, og afklar muligheden for at medbringe en bisidder. Retten til bistand afhænger af ansættelsesforholdet og de gældende regler. I en privat virksomhed bør du ikke afvise ønsket med den begrundelse, at der aldrig er adgang til en bisidder. Aftal, hvordan medarbejderen giver besked om, hvem der kommer med.

Send det relevante materiale på en måde, der tager hensyn til fortrolige oplysninger. Skriv ikke »se guiden« i stedet for at angive, hvilke konkrete dokumenter medarbejderen skal forholde sig til. Vil du spørge til en bestemt mail, skal medarbejderen kunne se sammenhængen og ikke blot et løsrevet citat. Fortæl også, hvis mødet kun er et led i undersøgelsen, og der ikke bliver truffet beslutning samme dag. Oplys, om medarbejderen efter samtalen får tid til at finde beskeder eller indhente en forklaring fra andre.

Sådan gennemfører du samtalen før den endelige stillingtagen til bortvisning

Start mødet med at forklare formålet og deltagernes roller. Sig klart, at du vil høre medarbejderens forklaring, før arbejdsgiveren tager stilling. Gennemgå derefter de konkrete forhold ét ad gangen, og hold oplysninger om hændelsen adskilt fra din vurdering af dens alvor. En registrering viser måske, hvornår et adgangskort blev brugt, men ikke nødvendigvis, hvem der havde kortet.

Lad medarbejderen tale færdig, før du stiller opfølgende spørgsmål. Bed om præciseringer, når forklaringen er uklar. Hvem gav tilladelsen, og hvordan blev den meddelt? Henviser medarbejderen til en besked, som ingen har med på mødet, skal referenten notere det. Aftal, hvordan og hvornår medarbejderen sender beskeden, så den kan indgå i undersøgelsen.

For offentlige arbejdsgivere gælder regler om partshøring før en afgørelse om bortvisning. Medarbejderen skal have mulighed for at kende og kommentere beslutningsgrundlaget. Forvaltningslovens § 19 omfatter under nærmere betingelser væsentlige, ugunstige faktiske oplysninger, som medarbejderen ikke kender. Et møde erstatter derfor ikke automatisk en nødvendig partshøring. Arbejdsgiveren kan fastsætte en frist for medarbejderens udtalelse, men skal give medarbejderen tid til en reel besvarelse.

Kommer der nye oplysninger frem under mødet, må du vurdere, hvad du skal undersøge nærmere. En oplysning om en mundtlig tilladelse kan for eksempel kræve en samtale med den leder, der angiveligt gav den. Hold en pause, hvis samtalen kører fast, eller medarbejderen har brug for at tale med sin bisidder.

Slut mødet med at beskrive næste skridt og tidspunktet for den forventede tilbagemelding. Står væsentlige spørgsmål stadig åbne, så forklar, hvad du mangler at afklare, frem for at love en afgørelse samme eftermiddag.

Hvorfor kan et skriftligt referat få betydning bagefter?

Et referat viser senere, hvilke oplysninger arbejdsgiveren havde, og hvad medarbejderen faktisk svarede. Det kan få betydning, hvis parterne bliver uenige om grundlaget for en bortvisning. Ud over arbejdsgiverens kritik skal referatet derfor gengive medarbejderens forklaring og de oplysninger, medarbejderen bad arbejdsgiveren undersøge.

Skriv referatet kort efter mødet, mens du stadig husker formuleringerne. Angiv dato og deltagere, og beskriv de forhold, samtalen handlede om. Skeln tydeligt mellem medarbejderens forklaring og lederens vurdering. Skriv for eksempel, at medarbejderen oplyste at have fået tilladelse til at gå tidligere. Hvis ingen endnu har undersøgt oplysningen, skal referatet gengive den som medarbejderens forklaring, ikke som en bekræftet aftale.

Hos offentlige arbejdsgivere skal væsentlige faktiske oplysninger i afskedigelsessager noteres, også når de kommer frem mundtligt. Medarbejder- og Kompetencestyrelsens vejledning anbefaler et mødereferat, som medarbejderen tiltræder, eller som medarbejderen som minimum får en kopi af. I private virksomheder kan et kort referat på samme måde dokumentere, hvad parterne sagde og aftalte om det videre forløb.

Send referatet til medarbejderen, og bed om rettelser eller bemærkninger inden en rimelig frist. Medarbejderen skal ikke altid underskrive, og en underskrift betyder ikke automatisk enighed i indholdet. Angiv tydeligt, om en underskrift alene bekræfter modtagelsen. Bestrider medarbejderen en formulering, bør uenigheden fremgå sammen med den oprindelige tekst eller i et tilknyttet bilag.

Et fyldigt referat gør ikke i sig selv en bortvisning berettiget og beskytter ikke mod ethvert erstatningskrav. Den retlige vurdering afhænger fortsat af forholdets karakter og sagens øvrige omstændigheder. Gem referatet sammen med de bilag, parterne faktisk brugte på mødet. Ved senere rettelser skal dato og afsender fremgå, så læseren kan skelne den oprindelige forklaring fra efterfølgende tilføjelser.